Interne beheersing als basis voor vertrouwen in de cijfers

Wat is VIC en waarom is het zo belangrijk? 

Binnen (semi-)overheden en andere organisaties die met publieke middelen werken, is het cruciaal dat processen aantoonbaar op orde zijn. Niet alleen voor de accountant of toezichthouder, maar ook voor bestuur, management en uiteindelijk de samenleving. In dat kader hoor je steeds vaker de term VIC. Met een goed ingerichte VIC wordt bedoeld dat je als organisatie zelf actief en gestructureerd controleert of processen verlopen zoals bedoeld en of de administratie klopt met de werkelijkheid. 

Waar traditionele controle vaak achteraf plaatsvindt, richt VIC zich juist op tussentijdse en procesgerichte checks. Het gaat om het vroegtijdig signaleren van fouten, onvolkomenheden of afwijkingen, zodat je tijdig kunt bijsturen. Daardoor wordt interne beheersing geen papieren exercitie, maar een praktisch hulpmiddel om de kwaliteit van processen en gegevens te verbeteren. 

VIC sluit daarmee nauw aan op thema’s als rechtmatigheid, doelmatigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening. Zeker in tijden van toenemende transparantie en strengere verslaggevings- en verantwoordingsregels, biedt een sterke VIC-omgeving houvast en rust. 

Verbijzonderde interne controle in de praktijk 

De term verbijzonderde interne controle klinkt misschien zwaar, maar in de kern gaat het om heel praktische vragen. Doen we als organisatie wat we hebben afgesproken? Kloppen de registraties met de werkelijkheid? Zijn bevoegdheden goed ingericht en worden ze ook zo gebruikt? 

Bij een goed ingerichte verbijzonderde interne controle worden hiervoor gerichte controles ontworpen. Denk bijvoorbeeld aan steekproeven op inkoopfacturen, controles op juistheid van vergoedingen, toetsing van contractafspraken of het beoordelen van de volledigheid van opbrengsten. Door deze controles vast te leggen, periodiek uit te voeren en de uitkomsten te rapporteren, ontstaat een betrouwbaar beeld van de kwaliteit van je processen. 

Daarnaast helpt verbijzonderde interne controle om patronen te herkennen. Als bepaalde fouten telkens terugkomen, is dat een signaal dat er iets in het proces zelf niet goed is ingericht. Je kunt dan verder kijken dan het herstellen van individuele fouten en echt aan de knoppen draaien van de onderliggende werkwijze. Zo groeit VIC uit tot een belangrijke motor voor continue verbetering. 

Tooling als steunpilaar voor VIC 

Naarmate organisaties groter worden en processen complexer, wordt het lastiger om verbijzonderde interne controle volledig handmatig te organiseren. Overzichten raken versnipperd, Excel-lijsten worden onoverzichtelijk en het bewaken van opvolging kost veel tijd. Op dat moment kan gespecialiseerde software voor verbijzonderde interne controle een groot verschil maken. 

Met slimme tooling kun je controleplannen centraal vastleggen, werkzaamheden toewijzen, voortgang volgen en bevindingen gestructureerd registreren. Dit maakt het niet alleen makkelijker om het overzicht te bewaren, maar ook om richting bestuur, accountant en toezichthouders te laten zien wat er daadwerkelijk is gedaan. Rapportages worden consistenter, informatie is sneller beschikbaar en de kwaliteit van de dossiervorming neemt toe. 

Bovendien wordt samenwerken eenvoudiger: verschillende afdelingen kunnen in hetzelfde systeem werken, zien welke controles lopen en welke acties nog openstaan. Hierdoor verschuift VIC van een taak van één specifieke functionaris naar een gedeelde verantwoordelijkheid binnen de organisatie. 

Van verplicht nummer naar waardevol stuurinstrument 

Voor veel organisaties voelt VIC in eerste instantie als iets dat ‘moet’: het hoort bij de eisen van de accountant, de rechtmatigheidsverantwoording of het interne controleplan. Maar wie de verbijzonderde interne controle goed inricht, ontdekt dat het veel meer kan zijn dan een verplicht nummer. 

Door de uitkomsten van controles actief te gebruiken in overleg- en stuurmomenten, krijg je een scherper beeld van waar processen goed lopen en waar juist risico’s ontstaan. Dit helpt bij het bepalen van prioriteiten: waar is extra capaciteit nodig, welke werkinstructies moeten worden aangescherpt, waar is training of bewustwording belangrijk? 

Ook richting management en bestuur zorgt een volwassen VIC-functie voor meer vertrouwen. In plaats van te varen op onderbuikgevoel of losse signalen, kun je onderbouwd aangeven hoe het staat met de interne beheersing. Dat maakt discussies over risico’s, keuzes en investeringen concreter en transparanter. 

Samen bouwen aan een stevige controlecultuur 

Uiteindelijk draait VIC om meer dan systemen en checklists. Het gaat om een cultuur waarin collega’s het normaal vinden om elkaar aan te spreken, fouten te melden en verbeterkansen te signaleren. Verbijzonderde interne controle helpt om die cultuur te ondersteunen: door helder te maken wat er wordt gecontroleerd, waarom dat gebeurt en wat er met de uitkomsten wordt gedaan. 

Als je daar stap voor stap aan bouwt – met duidelijke processen, passende tooling en ruimte voor dialoog – groeit VIC uit tot een vanzelfsprekend onderdeel van professioneel werken. En dat merk je niet alleen tijdens de jaarafsluiting, maar het hele jaar door: in betere processen, minder verrassingen en meer vertrouwen in de cijfers.